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项目名称：2024 合肥国际 3C 电子产业博览会策划项目
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项目描述：本项目立足合肥电子信息产业与长三角消费市场，聚焦3C终端全生态链展示，打造覆盖“家庭影音、移动影像、智能办公、游戏外设、健康穿戴、户外电子”六大场景的沉浸式体验。项目核心在于B端商务撮合与C端体验运营的双线并行，通过主题统一、招商筛选、票务管控、展馆动线和数据复盘形成标准化执行路径。本人以会展执行专员身份参与布场落地、供应商协调、票务入场管理及展后数据支持，确保展会运营高效、安全、可追溯，为展会的顺利举办提供了有力支撑。
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实习时间：2024.03~2024.12
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实习岗位：商业会展执行专员
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实习企业：荣益诚文化发展（上海）有限公司
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岗位职责：
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1. 参与布场规划与布局执行，根据主题划分专区（家庭影音、移动影像等）并协助完成动线引导布署；
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2. 跟进物资采购、供应商协调与现场搭建，确保布展在活动前完成并通过整体彩排；
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3. 支持观众入场流程管理，包括实名预登记、现场购票与分流机制的实施与优化；
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4. 协助开展展览区域安全巡视、流线控制与应急处置（如紧急疏散、突发事件响应）；
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5. 引导客户使用拍照打卡机制与社交传播互动，提高展览传播效率与UGC参与度；
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6. 协助展后数据反馈与复盘报告编制，包括采购意向汇总、访客行为数据分析与流程优化建议；
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7. 整理文档资料（会议纪要、物资版本、供应商记录等），支持项目团队文案存档与透明共享。
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### 流程一：展区主题布置
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流程描述：在展会主题确立后，重点执行层面是将策展主线转化为现场布展与观众可感知的内容。我主要参与展区分区标识张贴、导视物料摆放、主视觉落地检查，确保六大场景分区与统一风格得到完整还原。执行工作涵盖物料验收、场馆巡查与入口氛围布置，保证主题从方案到现场的一致性。
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工作内容：
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1. 主视觉检查：协助设计组在场馆完成主KV延展物料（门票、导视牌、展刊等）的张贴与安装，对比设计稿确认色彩、比例与关键信息无偏差。
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2. 分区标识安装：按照“影音—移动—办公—健康—游戏—户外”六大场景顺序，完成区域标识悬挂与场景导览板布设，确保观众能直观感知分区。
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3. 导视系统排查：逐一检查入口、主舞台、展区转角的导视牌和地贴箭头，确保方向统一、位置明显，避免观众迷路或逆行。
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4. 氛围营造执行：协助布置入场口与舞台背景的灯箱与屏显，保证主题语、时间、地点等信息统一曝光。
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### 流程二：参展资料整理
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流程描述：本流程聚焦参展商与采购商的匹配准备，我在执行层主要负责资料收集、白名单落实和对接资料整理。通过协助建立买家需求表、制作配对桌卡与洽谈指南，帮助招商团队提高现场撮合效率，避免参展内容偏离主题。
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工作内容：
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1. 参展范围确认：整理参展商提交的品类清单，核查其是否符合手机、平板、PC、XR、可穿戴等白名单范围，并提交异常情况给招商经理复核。
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2. 买家需求表收集：协助向目标买家群体（电商平台、连锁渠道、区域代理）发放采购需求模板，汇总品牌偏好、价位带和交期需求，为前期配对提供数据基础。
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3. 洽谈桌卡制作：根据排程表打印桌卡、洽谈时间指引与位置编号，并在现场摆放，确保买卖双方能按时找到对应位置。
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4. 资料发放与记录：在现场发放标准化合同模板与服务承诺清单，协助记录意向单关键信息并完成电子化整理，便于后续团队复盘。
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### 流程三：观众入场
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流程描述：在票务与入场环节，我主要承担观众分流引导与入场秩序维护。通过实名登记核验、票务通道管理与安检提示张贴，确保B端买家与C端观众快速、安全、有序入场。同时协助数据团队记录入场流速与峰值，支撑后续复盘与人流调度。
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工作内容：
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1. 实名验证执行：在入口区域协助核验观众身份，检查B端观众工商信息与职位名片，确保胸卡发放与入场权限匹配。
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2. 票务分流引导：管理预登记、现场购票和问题处理三列队伍，维持排队秩序，并及时引导观众进入安检、闸机通道。
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3. 安检提示布置：张贴并反复确认安检物品清单、道具限制说明在各入口显眼位置，避免因规则不清造成观众争议。
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4. 数据采集支持：协助票务系统团队记录高峰时段的入场人数与弃票比例，并实时反馈给现场调度，帮助及时增开或合并通道。
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### 流程四：展馆动线布设与秩序管理
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流程描述：在展馆空间搭建与运行阶段，我主要协助完成动线导视布设与现场秩序巡查，确保观众行进方向统一、热门展位不拥堵。通过检查地贴箭头、导视牌、围挡和临时通道，支持场馆内人流的顺畅流动。重点任务是减少交叉点混乱、缩短排队时间，并对潜在安全隐患进行现场上报。
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工作内容：
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1. 导视物料布设：协助张贴动线箭头、导视牌、区域编号，逐段检查标识是否清晰可见，保证观众在转角与分流点能快速辨识方向。
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2. 排队区域布控：在热门展位前协助布置蛇形通道与缓冲带，并及时调整排队栏杆位置，防止人群聚集堵塞主通道。
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3. 安全巡查支援：定时巡查通道净空、消防出口和临时施工区域，发现堆物或遮挡立即报告工程负责人处理。
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4. 观众引导执行：在主舞台、互动体验区等高峰点位，协助现场工作人员进行分批放行和方向指引，减少局部拥挤。
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### 流程五：新品活动发布
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流程描述：在品牌新品发布与论坛活动中，我主要参与议程物料准备、现场秩序维护与观众引导。通过协助布置舞台、准备座签与资料，保障发布现场有序；同时在嘉宾入场、观众换场环节执行秩序引导，避免因排队或占位造成混乱。此阶段强调对流程的执行把控与现场问题的快速响应。
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工作内容：
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1. 议程物料准备：协助放置座签、议程单、嘉宾资料包，检查投影屏幕、麦克风等基础设施是否到位。
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2. 嘉宾通道管理：在嘉宾入场时维护专用通道秩序，防止无关观众跟随进入，确保发布活动的流畅性。
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3. 观众换场引导：在论坛与发布活动交替环节，引导观众有序离场与入场，避免不同人流在门口交叉拥堵。
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4. 现场秩序巡查：对舞台前排、媒体区、走动观众进行观察，及时发现站立过多或聚集情况，并反馈给现场主管处理。
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### 流程六：展后数据复盘
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流程描述：展会结束后，我主要参与展后数据整理与复盘报告的资料收集。通过汇总采购意向单、票务系统数据与观众行为反馈，协助形成结构化文档，为团队后续迭代提供依据。执行专员的工作重点是确保数据准确归档、资料版本清晰，并支持复盘会议的纪要撰写。
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工作内容：
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1. 意向单整理：收集现场配对会与展商洽谈的意向单，核对企业名称、联系人和需求要点，并录入统一表格。
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2. 票务数据归档：协助导出票务系统中的进场人数、弃票率和高峰时段数据，形成标准化Excel报表。
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3. 观众反馈汇总：收集线上问卷与现场问询表，按“体验、动线、安检、服务”四个维度分类整理，形成基础反馈数据。
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4. 复盘文档支持：参与撰写复盘会议纪要，将问题清单、责任部门和改进建议按版本归档，确保团队内部共享透明。 |